home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / writgaid / 12530a01.ziv / RMSZIP7.EXE / DEMO.DBT (.txt) < prev    next >
dBase/FoxBase/XBase/FoxPro Database File  |  1994-12-20  |  10KB  |  116 lines
  1. This is the Abstract/Memo mode for free text. Exit by ESC key (then abandon).
  2. Details on use of the abstract editor are in the abstract for record #2,
  3. which contains many useful clues to its operation - be sure to look at it.
  4. -*-*-
  5. General information to help you get the most from RSM-III is found in
  6. the manuals - RMS-MAN.DOC file or the more extensive printed form.
  7. -*-*-
  8. Several brief suggestions:
  9.    AUTHORS name and punctuation of multiple authors, as in the examples,
  10.      will facilitate easy manipulation elsewhere in the program. From this
  11.      input, many output formats are possible.(Use F1,F8 to check treatment.)
  12.    KEYWORDS can be a very valuable part of your database, and are worth
  13.      some thought as to later use, simplicity, generality, and consistency.
  14.    TYPE of record, like keywords, can facilitate sorting and can provide
  15.      basis for output formating and exporting.
  16.    COMMENT field can be like a short abstract, but is recommended more
  17.      for comments and notes - and for overflow of several other fields.
  18.    LISTS/HELP, F1, provides lists useful for checking entry consistency.
  19. -*-*-
  20. There are be many adaptations of RMS-III -- see what works best for you.
  21. This is a memo field prepared with QuickSilver's WEDIT text editor which is
  22. included as part of RMS-III: Reference Management System. The ESC key opens
  23. (and closes) a menu of options.  The WEDIT.DOC file describes its operations
  24. in detail. The editor is limited, but does provide basic positioning, search,
  25. and read/write to and from external ascii files.
  26. Note that the WEDIT editor takes awhile to open and close - be patient.        
  27. In the editor, it is best to TOGGLE TO THE INSERT TYPING MODE.  This will
  28. minimize loss of text and allow proper line endings with RETURN/ENTER key.
  29. To display properly and permit later output, keep lines to less than 78 char.
  30. To exit, use ESC, Ctrl-PgUp, or Ctrl-W.  This opens the WEDIT MENU BAR from
  31. which QUIT can be selected, followed by SAVE or ABANDON.
  32. The exit/save name will be NOTES.### - DO NOT change it.
  33. (Exit with intent to abandon changes can be expedited with Ctrl-Q).
  34. In a view-only mode, access to the abstract/memo is also by the F4 function
  35. key, but it is much faster since the editor is not invoked. The view consists
  36. of 20 lines, 77 characters wide.  Use the PAUSE key to halt scrolling of
  37. longer texts.
  38. The TYPE of record specified is at the users choice.  Some comments may help.
  39. -*-*-
  40.    The only current use of the type-field within RMS-III is for the case
  41. of a TYPE=BOOK.  Normally, the output formats list source-field, but not
  42. necessarily the title-field. Furthermore, formating may differ for source
  43. and title.  This can be confusing for entry of a booktitle which one is
  44. inclined to put in the title-field, rather than the recommended source-field.
  45. To correct this anomaly, the program output will treat title as source IF
  46. type=book and source is blank.
  47. -*-*-
  48.   The other area where TYPE is important is in relation to compatibality
  49. with other database structures and downloaded sources.  Some of these
  50. designations can become quite complex and of little direct value in RMS-III.
  51. A relatively simple set is used in BibTex and Scribe, which includes:
  52.      Article       Manual          Misc            Inbook*
  53.      Book          Unpublished     Techreport      Booklet*
  54.      Conference    Incollection    Phdthesis**       * not recommended in RMS
  55.      Proceedings   Inproceedings   Mastersthesis**   ** Thesis recommended
  56. Other types used elsewhere are:
  57.      Letters, Catalogues, Reports, Manuscripts, AudioVisual, Newspaper, etc.
  58.   RMS-III can handle several types of name adjuncts.  These include:
  59.           Jr., Sr., von, van, van den, van der, de, and zur
  60.   These will be maintained in their proper position in all operations.
  61. If you need to include others, use an underscore '_' connecting character
  62. to maintain the proper position (it will be removed at time of output).
  63. -*-*-
  64.   A problem with maintaining the fixed position of name precursors is that
  65. in alphabetizing, 'van der Hoge' will be under 'V' rather than 'H'. This
  66. may be acceptable in American usage, but is probably not so in European
  67. usage. (This is being reviewed for improvement in a future RMS-III version.)
  68. -*-*-
  69.   Another factor that can affect name handling (as well as other word
  70. treatment) is that of accented characters, e.g., 
  71. , etc.  These can
  72. be entered in RMS-III, but must then be used for any subsequent searches.
  73. Moreover, these characters cannot be printed on all printers, so that
  74. errors may occur on output.  You should check your printer before using.
  75. The INDEX_NO field is a general purpose, user definable coding field. Among
  76. possible uses that may not be immediately obvious, are subject category
  77. groupings.  These can be used to generate structured SUBJECT LISTS and
  78. to provide for rapid extraction of certain sets of records.  Some of these
  79. functions can also be accomplished using KEY_WORDS, but categorization of
  80. references can be greatly enhanced by use of the INDEX_NO.  Both single and
  81. multi-level categorization can be accomplished to fit various needs.
  82. -*-*-
  83. Consider an example having a three level category treatment with numerical
  84. coding (alphabetic and mixed coding is OK also).  Suppose we're dealing with
  85. "things" in "zones" in relation to "agents".  We could set "things" as first
  86. digit: animals=100, plants=200, minerals=300. Second digit would be "zones":
  87. tropical=010, temperate=020, desert=030, rain-forest=040, etc.  The "agents"
  88. would be the third digit: pesticides=001, oxidants=002, fluorocarbons=003,
  89. herbicides=004, etc.   Articles on the effects of pesticides in plants in
  90. rain-forests would be coded "241".  Indexing or sorting on the INDEX_NO
  91. field would arrange all records in order of "things", "zones", "agents".
  92. To generate a list with main category "zone" and sub-order of "agent", with
  93. only third level sorting by plants, animal, etc., we would structure an
  94. index on the second, third, first digits, in that order (this can be done
  95. in one indexing operation). There are more and less complicated arrangements.
  96. BIBLIOGRAPHIC LISTS: Output reports can be in list or card form, to either
  97. a printer or a disk file for incorporation into a wordprocessor document.
  98. Inclusion of controls for bold, underline, etc. is available in some cases.
  99. -*-*-
  100. For bibliographic lists there is a general purpose list format which can be
  101. useful in many applications (it includes choices of author name structure).
  102. In addition, there are formats that approximate(!) several popular format
  103. styles: APA, Chicago-A (humanities), Chicago-B (science), Turabian, and
  104. Title-First. These are defined in User Defined Style (UDS) files which are
  105. external to the RMS-III program and can be adjusted or supplemented by
  106. the user (from the utility menu). This is an important feature of RMS-III,
  107. because without mamouth logic and file handling, it is very difficult to
  108. provide for all of the styles used by different publishers.  It is even a
  109. problem to handle the 'standard' types with precision in all cases.
  110. -*-*-
  111. For this reason, you should check lists carefully.  You may have to do
  112. some final editing in your wordprocessor to satisfy more subtle or complex
  113. requirements.  If you routinely use a style not included, you can define
  114. one to fit your requirements.  This may require some trial and error, but
  115. the programming language capibilities included are very extensive.
  116.